THOUSANDS OF FREE BLOGGER TEMPLATES

Jumat, 25 November 2011

"MANAJEMEN KONFLIK & KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI"

“MANAJEMEN KONFLIK”

1.  Pengertian Konflik
Konflik berasal dari kata kerja Latin configere yang berarti saling memukul. Konflik merupakan segala macam interaksi pertentangan atau antagonistik antara dua pihak atau lebih. Timbulnya konflik atau pertentangan dalam organisasi, merupakan suatu kelanjutan dari adanya komunikasi dan informasi yang tidak menemui sasarannya. Konflik dilatar belakangi oleh perbedaan ciri-ciri yang di bawa individu dalam suatu interaksi. Perbedaan-perbedaan tersebut diantaranya adalah menyangkut ciri fisik, kepandaian, pengetahuan, adat istiadat, keyakinan, dan lain sebagainya. Konflik juga merupakan situasi yang wajar dalam setiap masyarakat dan tidak satu masyarakat pun yang tidak pernah mengalami konflik antar anggotanya atau dengan kelompok masyarakat lainnya, konflik hanya akan hilang bersamaan dengan hilangnya masyarakat itu sendiri.

2.  Jenis-Jenis Konflik dan Sumber Konflik
Adapun mengenai jenis-jenis konflik, dikelompokkan sebagai berikut :
v  Person rile conflict : konflik peranan yang terjadi didalam diri seseorang.
v  Inter rule conflict : konflik antar peranan, yaitu persoalan timbul karena satu orang menjabat satu atau lebih fungsi yang saling bertentangan.
v  Intersender conflict : konflik yang timbuk karena seseorang harus memenuhi harapan beberapa orang.
v  Intrasender conflict : konflik yang timbul karena disampaikannya informasi yang saling bertentangan.
Selain pembagian jenis konflik di atas masih ada pembagian jenis konflik yang dibedakan menurut pihak-pihak yang saling bertentangan, yaitu :
1.     Konflik dalam diri individu
Konflik dalam diri individu dapat bersifat meresahkan bagi seseorang atau orang-orang yang berhubungan dengannya. Konflik ini terjadi jika seseorang harus memilih tujuan yang saling bertentangan, atau karena tuntutan tugas yang melebihi batas kemampuannya.
2.    Konflik antar individu
Konflik antar individu adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Terjadi karena perbedaan kepribadian antara individu yang satu dengan individu yang lain. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan,bidang kerja dan lain-lain.
3.    Konflik antar individu dan kelompok
Terjadi jika individu gagal menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok tempat ia bekerja.
4.    Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
Konflik ini terjadi karena masing-masing kelompok memiliki tujuan yang berbeda dan masing-masing berupaya untuk mencapainya.
Masalah ini terjadi karena pada saat kelompok-kelompok makin terikat dengan tujuan atau norma mereka sendiri, mereka makin kompetitif satu sama lain dan berusaha mengacau aktivitas pesaing mereka, dan karenanya hal ini mempengaruhi organisasi secara keseluruhan .
5.    Konflik antar organisasi
Konflik ini terjadi jika tindakan yang dilakukan oleh organisasi menimbulkan dampak negatif bagi organisasi lainnya. Misalnya, dalam perebutan sumberdaya yang sama.

Selain itu, Menurut Dahrendorf jenis-jenis konflik dibedakan menjadi 4 macam :
  • konflik antara atau dalam  peran sosial (intrapribadi), misalnya antara peranan-peranan dalam keluarga atau profesi (konflik peran (role))
  • konflik antara kelompok-kelompok sosial (antar keluarga, antar gank).
  • konflik kelompok terorganisir dan tidak terorganisir (polisi melawan massa).
  • konflik antar satuan nasional (kampanye, perang saudara)
  • konflik antar atau tidak antar agama
  • konflik antar politik.
Adapun Sumber-Sumber Konflik meliputi :
a. Kebutuhan untuk membagi (sumber daya-sumber daya) yang terbata
b. Perbedaan-perbedaan dalam berbagai tujuan
c. Saling ketergantungan dalam kegiata-kegiatan kerja
d. Perbedaan nilai-nilai atau presepsi
e. Kemandirian organisasional
f. Gaya-gaya individual

3.  Faktor penyebab konflik
  • Perbedaan individu, yang meliputi perbedaan pendirian dan perasaan.
Setiap manusia adalah individu yang unik. Artinya, setiap orang memiliki pendirian dan perasaan yang berbeda-beda satu dengan lainnya. Perbedaan pendirian dan perasaan akan sesuatu hal atau lingkungan yang nyata ini dapat menjadi faktor penyebab konflik sosial, sebab dalam menjalani hubungan sosial, seseorang tidak selalu sejalan dengan kelompoknya. Misalnya, ketika berlangsung pentas musik di lingkungan pemukiman, tentu perasaan setiap warganya akan berbeda-beda. Ada yang merasa terganggu karena berisik, tetapi ada pula yang merasa terhibur.
  • Perbedaan latar belakang kebudayaan sehingga membentuk pribadi-pribadi yang berbeda.
Seseorang sedikit banyak akan terpengaruh dengan pola-pola pemikiran dan pendirian kelompoknya. Pemikiran dan pendirian yang berbeda itu pada akhirnya akan menghasilkan perbedaan individu yang dapat memicu konflik.
  • Perbedaan kepentingan antara individu atau kelompok.
Manusia memiliki perasaan, pendirian maupun latar belakang kebudayaan yang berbeda. Oleh sebab itu, dalam waktu yang bersamaan, masing-masing orang atau kelompok memiliki kepentingan yang berbeda-beda. Kadang-kadang orang dapat melakukan hal yang sama, tetapi untuk tujuan yang berbeda-beda. Sebagai contoh, misalnya perbedaan kepentingan dalam hal pemanfaatan hutan. Para tokoh masyarakat menanggap hutan sebagai kekayaan budaya yang menjadi bagian dari kebudayaan mereka sehingga harus dijaga dan tidak boleh ditebang. Para petani menbang pohon-pohon karena dianggap sebagai penghalang bagi mereka untuk membuat kebun atau ladang. Bagi para pengusaha kayu, pohon-pohon ditebang dan kemudian kayunya diekspor guna mendapatkan uang dan membuka pekerjaan. Sedangkan bagi pecinta lingkungan, hutan adalah bagian dari lingkungan sehingga harus dilestarikan. Di sini jelas terlihat ada perbedaan kepentingan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya sehingga akan mendatangkan konflik sosial di masyarakat. Konflik akibat perbedaan kepentingan ini dapat pula menyangkut bidang politik, ekonomi, sosial, dan budaya. Begitu pula dapat terjadi antar kelompok atau antara kelompok dengan individu, misalnya konflik antara kelompok buruh dengan pengusaha yang terjadi karena perbedaan kepentingan di antara keduanya. Para buruh menginginkan upah yang memadai, sedangkan pengusaha menginginkan pendapatan yang besar untuk dinikmati sendiri dan memperbesar bidang serta volume usaha mereka.
  • Perubahan-perubahan nilai yang cepat dan mendadak dalam masyarakat.
Perubahan adalah sesuatu yang lazim dan wajar terjadi, tetapi jika perubahan itu berlangsung cepat atau bahkan mendadak, perubahan tersebut dapat memicu terjadinya konflik sosial. Misalnya, pada masyarakat pedesaan yang mengalami proses industrialisasi yang mendadak akan memunculkan konflik sosial sebab nilai-nilai lama pada masyarakat tradisional yang biasanya bercorak pertanian secara cepat berubah menjadi nilai-nilai masyarakat industri. Nilai-nilai yang berubah itu seperti nilai kegotongroyongan berganti menjadi nilai kontrak kerja dengan upah yang disesuaikan menurut jenis pekerjaannya. Hubungan kekerabatan bergeser menjadi hubungan struktural yang disusun dalam organisasi formal perusahaan. Nilai-nilai kebersamaan berubah menjadi individualis dan nilai-nilai tentang pemanfaatan waktu yang cenderung tidak ketat berubah menjadi pembagian waktu yang tegas seperti jadwal kerja dan istirahat dalam dunia industri. Perubahan-perubahan ini, jika terjadi seara cepat atau mendadak, akan membuat kegoncangan proses-proses sosial di masyarakat, bahkan akan terjadi upaya penolakan terhadap semua bentuk perubahan karena dianggap mengacaukan tatanan kehiodupan masyarakat yang telah ada.

4.  Strategi Penyelesaian Konflik
Usaha manusia untuk meredakan pertikaian atau konflik dalam mencapai kestabilan dinamakan “akomodasi”. Pihak-pihak yang berkonflik kemudian saling menyesuaikan diri pada keadaan tersebut dengan cara bekerja sama. Bentuk-bentuk akomodasi :
Ãœ  Gencatan senjata, yaitu penangguhan permusuhan untuk jangka waktu tertentu, guna melakukan suatu pekerjaan tertentu yang tidak boleh diganggu. Misalnya : untuk melakukan perawatan bagi yang luka-luka, mengubur yang tewas, atau mengadakan perundingan perdamaian, merayakan hari suci keagamaan, dan lain-lain.
Ãœ  Abitrasi, yaitu suatu perselisihan yang langsung dihentikan oleh pihak ketiga yang memberikan keputusan dan diterima serta ditaati oleh kedua belah pihak. Kejadian seperti ini terlihat setiap hari dan berulangkali di mana saja dalam masyarakat, bersifat spontan dan informal. Jika pihak ketiga tidak bisa dipilih maka pemerintah biasanya menunjuk pengadilan.
Ãœ  Mediasi, yaitu penghentian pertikaian oleh pihak ketiga tetapi tidak diberikan keputusan yang mengikat. Contoh : PBB membantu menyelesaikan perselisihan antara Indonesia dengan Belanda.
Ãœ  Konsiliasi, yaitu usaha untuk mempertemukan keinginan pihak-pihak yang berselisih sehingga tercapai persetujuan bersama. Misalnya : Panitia tetap penyelesaikan perburuhan yang dibentuk Departemen Tenaga Kerja. Bertugas menyelesaikan persoalan upah, jam kerja, kesejahteraan buruh, hari-hari libur, dan lain-lain.
Ãœ  Stalemate, yaitu keadaan ketika kedua belah pihak yang bertentangan memiliki kekuatan yang seimbang, lalu berhenti pada suatu titik tidak saling menyerang. Keadaan ini terjadi karena kedua belah pihak tidak mungkin lagi untuk maju atau mundur. Sebagai contoh : adu senjata antara Amerika Serikat dan Uni Soviet pada masa Perang dingin.
Ãœ  Adjudication (ajudikasi), yaitu penyelesaian perkara atau sengketa di pengadilan.
Adapun cara-cara yang lain untuk memecahkan konflik adalah :
v  Elimination, yaitu pengunduran diri salah satu pihak yang terlibat di dalam konflik, yang diungkapkan dengan ucapan antara lain : kami mengalah, kami keluar, dan sebagainya.
v  Subjugation atau domination, yaitu orang atau pihak yang mempunyai kekuatan terbesar untuk dapat memaksa orang atau pihak lain menaatinya. Sudah barang tentu cara ini bukan suatu cara pemecahan yang memuaskan bagi pihak-pihak yang terlibat.
v  Majority rule, yaitu suara terbanyak yang ditentukan melalui voting untuk mengambil keputusan tanpa mempertimbangkan argumentasi.
v  Minority consent, yaitu kemenangan kelompok mayoritas yang diterima dengan senang hati oleh kelompok minoritas. Kelompok minoritas sama sekali tidak merasa dikalahkan dan sepakat untuk melakukan kerja sama dengan kelompok mayoritas.
v  Kompromi, yaitu jalan tengah yang dicapai oleh pihak-pihak yang terlibat di dalam konflik.
v  Integrasi, yaitu mendiskusikan, menelaah, dan mempertimbangkan kembali pendapat-pendapat sampai diperoleh suatu keputusan yang memaksa semua pihak.
5.  Motivasi

          Motivasi merupakan satu penggerak dari dalam hati seseorang untuk melakukan atau mencapai sesuatu tujuan. Motivasi juga bisa dikatakan sebagai rencana atau keinginan untuk menuju kesuksesan dan menghindari kegagalan hidup. Dengan kata lain motivasi adalah sebuah proses untuk tercapainya suatu tujuan. Seseorang yang mempunyai motivasi berarti ia telah mempunyai kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam hidupnya.
Motivasi dapat juga diartikan sebagai proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.
Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda-beda. Dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula.
Motivasi dapat ditimbulkan baik oleh faktor internal maupun eksternal tergantung darimana suatu kegiatan dimulai.
Kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal. Begitu juga dalam suatu organisasi, setiap individu akan mempunyai kebutuhan dan keinginan yang berbeda dan unik. Penggolongan motivasi internal yang dapat diterima secara umum belum mendapat kesepakatan para ahli, namun demikian para psikolog menyetujui bahwa motivasi internal dapat dikelompokan menjadi 2 kelompok, yaitu :
a. motivasi fisiologis, yang merupakan motivasi alamiah (biologis) seperti lapar, haus, seks.
b. motivasi psikhologis yang dapat dikelompokan dalam 3 kategori dasar, yaitu :
- motivasi kasih sayang (affectional motivation) yaitu motivasi untuk menciptakan dan memelihara kehangatan keharmonisan, dll.
- motivasi mempertahankan diri (ego-defensive motivation) yaitu motivasi untuk melindungi kepribadian dan mendapatkan kebanggaan diri.
- motivasi memperkuat diri (ego-bolstering motivation) yaitu motivasi untuk mengembangkan kepribadian, berprestasi dll.
6.  Teori motivasi
Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya Teori motivasi eksternal menjelaskan kekuatan-kekeuatan yang ada di dalam individu yang di pengaruhi faktor-faktor intern. Untuk itu,teori motivasi eksternal tidak mengabaikan teori motivasi internal, tetapi justru mengembangkannnya. Teori motivasi eksternal ada yang positif dan ada pula yang negatif. Dalam hal ini ada beberapa teori yang menjelaskan teori motivasi eksternal, yaitu :
 A . Teori X dan Teori Y Mc Gregor
v  Anggapan-anggapan yang mendasari teori X :
· Rata-rata para pekerja itu malas, tidak suka bekerja dan akan menghindarinya bila dapat.
· Karena pada dasarnya pekerja tidak suka bekerja, maka harus dipaksa, dikendalikan, dipelakukan dengan hukuman, dan diarahkan untuk pencapaian tujuan organisasi.
· Rata-rata para pekerja lebih senang dibimbing, berusaha menghindari tanggung-jawab, mempunyai ambisi yang kecil, keamanan drinya di atas segala-galanya.
v  Anggapan-anggapan yang mendasari teori Y :
· Usaha phisik dan mental yang dilakukan manusia dalam bekerja adalah kodrat manusia, sama halnya dengan bermain atau beristirahat.
· Rata-rata manusia bersedia belajar, dalam kondisi yang layak, tidak hanya menerima tetapi mencari tanggung-jawab.
· Ada kemampuan yang besar dalam kecerdikan, kreativitas dan daya imajinasi untuk memecahkan masalah-masalah organisasi yang secara luas tersebar pada seluruh karyawan.
· Pengendalian ekstern dan hukuman bukan satu-satunya cara untuk mengarahkan usaha pencapaian tujuan organiasasi.
· Keterikatan pada tujuan organisasi adalah fungsi penghargaan yang diterima karena prestasinya dalam pencapaian tujuan itu.
· Organisasi seharusnya memberikan kemungkinan orang untuk mewujudkan potensinya, dan tidak hanya digunakan sebagian.
 B. Teori Hirarki Kebutuhan Maslow
Menurut Maslow ada 5 kebutuhan dasar manusia yang membentuk hirarki kebutuhan, yaitu :
a. Kebutuhan Fisiologis
b. Kebutuhan Keamanan
c. Kebutuhan Sosial
d. Kebutuhan Penghargaan
e. Kebutuhan Aktualisasi Diri
       C. Teori Motivasi Berprestasi Mc Clelland
Menurut Mc Clelland, seseorang dianggap mempunyai motivasi prestasi yang tinggi, apabila dia mempunyai keinginan untuk berprestasi lebih baik dari pada yang lain dalam banyak situasi.
Mc Clelland memusatkan perhatiannya pada tiga kebutuhan manusia yaitu :
1. Kebutuhan Prestasi
2. Kebutuhan Afiliasi
3. Kebutuhan Kekuasaan
  d. Teori Motivasi Dua faktor Herzberg
Menurut Herzberg ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu :
· pemuas kerja (job satisfier) yang berkaitan dengan isi pekerjaan.
· penyebab ketidakpuasan kerja (job dissafisfiers) yang bersangkutan dengan suasana pekerjaan Satisfiers disebar motivators. (dissatifiers disebut faktor-faktor yang higienis).
http://fuadinotkamal.wordpress.com/2010/01/01/manajemen-konflik-dalam-organisasi/


“KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI”

v  Definisi Komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia.
Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Secara lebih spesifik, pengertian atau definisi komunikasi dapat disimpulkan dari berbagai istilah komunikasi berdasarkan pencetusnya.

v  Unsur-Unsur Komunikasi
1.  Sumber (source)
Pihak yang mengawali komunikasi mengirim pesan. Karena itu, kita sebut pengirim (sender). Pengirim ini menjadi asal atau sumber pesan. Maka, dalam bahasa Inggris disebut source (sumber). Pengirim adalah orang yang masuk ke dalam hubungan, balk intrapersonal dengan diri sendiri, interpersonal dengan orang lain, dalam kelompok kecil (small group), atau dalam kelompok besar (mass).
Sebelum masuk ke dalam proses komunikasi dengan orang lain, di dalam pikiran pengirim terjadi semacam rangsangan atau stimulus. Rangsangan itu dapat terjadi karena faktor di luar dirinya maupun karena hasil pengolahan isi pikiran yang ada di dalam benaknya. Peristiwa rangsangan dan pengolahan isi di dalam pikiran itu menimbulkan kebutuhan pada diri pengirim dan mendorongnya untuk menyampaikan perasaan atau gagasannya kepada orang lain.
2.  encoding
Sebelum mengirim pesan, terlebih dahulu pengirim mengemasnya dalam bentuk yang dirasa sesuai dan dapat diterima serta dimengerti oleh penerima. Pengemasan pesan itu disebut encoding. Secara harfiah encoding berarti memasukkan ke dalam kode. Dengan encoding, pengirim memasukkan atau mengungkapkan pesannya ke dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau nonkata, seperti raut wajah,atau gerak-gerik tubuh.
Dalam proses encoding, pengirim melakukan dua hal. Pertama, memikirkan sungguh-sungguh perasaan atau gagasan yang hendak disampaikan. Kedua, menerjemahkan perasaan atau gagasan itu ke dalam kode berupa lambang dalam bentuk kata atau nonkata yang dirasa dapat menyampaikan makna yang hendak disampaikannya dengan tepat, baik, dan dapat diterima oleh penerimanya.
Dari berbagai kode dan lambang yang ada, pengirim memilili kode yang memenuhi kebutuhannya untuk menyampaikan makna, lalu mengaturnya agar dapat dimengerti dan diterima oleh penerima. Pada waktu melakukan encoding ini, pengirim tidak hanya memikirkan apa yang akan disampaikan, tetapi juga cara bagaimana hal itu dapat disampaikan agar tujuan berkomunikasinya tercapai dengan mendatangkan basil yang diinginkan dari penerima.
3.  Pengirim Berita/Pesan
Pengirim berita/pesan merupakan tokoh utama yang memiliki peran terpenting dalam proses komunikasi. Komunikator dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Dialah yang mempunyai suatu pesan untuk disampaikan pada komunikan. Dalam penyampaiannya, seorang komunikator haruslah percaya diri dan mempunyai attitude yang baik dimana sikap ini mampu menghantarkan informasi sesuai keinginan. Karena apabila dalam penyampaian pesan sikap kita tidak baik, katakanlah sombong, maka pesan penting yang seharusnya sampai pada komunikan malah tidak sepenuhnya sampai akibat sikap kita tersebut. Komunikator juga harus memiliki sikap reseptif yang bersedia menerima gagasan terhadap pesan yang telah disampaikannya. Pengiriman berita/pesan dapat dilakukan melalui berbagai media, diantaranya sebagai berikut :
A. Media Lisan
Pesan yang disampaikan melalui media lisan dapat dilak-sanakan dengan menyampaikan sendiri (in person), melalui telepon, mesin dikte atau videotape. Penerima bisa seorang diri, kelompok kecil, kelompok besar, ataumassa. Keuntungan media lisan
antara lain:
1. Mendapat tanggapan langsung entah berupa pertanyaan ataupun sekadar permintaan penjelasan.
2. Memungkinkan disertai nada atau warna suara, gerakgerik tubuh, raut wajah.
3. Dapat dilakukan dengan cepat.
B. Media Tertulis
Pesan yang disampaikan secara tertulis dapat disampaikan melalui surat, memo, laporan, hand-out, selebaran, catatan, poster, gambar, grafik, dan lain-lain.
Keuntungan dari media terlulis
antara lain:
  1. Ada catatannya sehingga data dan informasi tetap utuh tidak dapat berkurang atau bertambah seperti informasi lisan.
C.  Media Elektronik
Pesan yang disampaikan secara elektronik dilakukan melalui faksimili, e-mail, radio, televisi. Keuntungan dari media elektronik antara lain:
1. Prosesnya cepat
2. Data dapat disimpan
Jadi, pesan dapat dikirim melalui berbagai media dan media itu dapat dikombinasikan. Misalnya, pesan tertulis dijelaskan secara lisan. Pesan elektronik disusul dengan pesan tertulis. Karena itu, pesan dapat diterima dengan semua indra kita.
4.  Penerima Pesan (Komunikan)

Komunikan merupakan seseorang yang mendapatkan suatu pesan. Komunikan juga dapat berupa perorangan, kelompok, ataupun massa. Dapat dikatakan bahwa komunikator dapat menjadi komunikan, dan sebaliknya komunikan dapat menjadi komunikator.
Pihak yang menerima pesan adalah rekan (partner) dalam komunikasi. Pihak yang menerima pesan disebut penerima (receiver). Penerima, menerima pesan melalui indranya terutama telinga dan mata.
5.   Umpan Balik dan Dampak
Umpan balik (feedback) merupakan tanggapan penerima terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Dipandang dan efektivitas komunikasi dan akibat komunikasi pada penerima, umpan balik dapat negatif dan positif.
Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan terus-menerus saling bertukar peran.
Umpan balik negatif adalah umpan balik yang menunjukkan bahwa penerima pesan tidak dapat menerima dengan baik pesan yang diterimanya. Umpan balik negatif dapat benar, tetapi juga dapat salah. Benar jika isi atau cara penyampaian pesan dilakukan secara benar, serta penafsiran dan penerjemahan penerima pesan juga benar. Salah jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar, tetapi penafsiran dan penerjemahan penerima pesan salah. Umpan balik negatif dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pengirim pesan untuk memperbaiki isi dan cara penyampaian pesan, atau membatalkan pesan sama sekali.
Umpan balik positif, bila tanggapan penerima menunjukkan kesediaan untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta memberi tanggapan sebagaimana diinginkan oleh pengirim. Umpan balik positif membuat komunikasi bisa berlanjut, urusan ditangani, dan hubungan antara pengirim dan penerima tetap atau bertambah baik. Baru sesudah umpan balik diterima oleh pengirim itulah komunikasi secara penuh terjadi.

Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita perlu memahami unsur-unsur komunikasi, antara lain:
1.    Komunikator.
    Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media tertentu. Unsur yang sangat berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi.
2.    Komunikan.
    Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.
3.    Media.
    Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.
4.    Pesan.
       Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat berpengaruh    terhadap kesinambungan komunikasi.
5.    Tanggapan.
Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.

v  Hambatan-Hambatan Dalam Komunikasi
Hambatan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi  akan tetapi mempunyai pengaruh dalam  proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu/menghambat kita. Hambatan adalah  hal yang  merintangi atau menghambat  komunikasi  sehingga penerima salah menafsirkan pesan  yang diterimanya. Pada sebuah proses komunikasi yang terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :
1. Hambatan Semantik
2. Hambatan Mekanik
3. Hambatan Antropologis
4. Hambatan Psikologis

1. Hambatan Semantik adalah komunikasi yang disebabkan oleh factor bahasa yang digunakan oleh para pelaku komunikasi.
Contoh : seorang waiter kesulitan menangkap maksud pembicaraan tamu restaurant karena bahasa yang tidak mengerti.

2. Hambatan Mekanik adalah yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin atau media lainnya.
Contoh : bunyi pengeras suara yang gaung, gambar televise yang tidak jelas, salah cetak pada surat kabar atau majalah.

3. Hambatan Antropologis adalah hambatan yang disebabkan oleh perbedaan pada diri manusia.
Contoh Berupa perbedan budaya, adapt, norma yang berlaku

4. Hambatan Psikologis adalah hambatan yang disebabkan oleh factor kejiwaan.
Contoh : Jika komunikan sedang sedih, marah atau berprasangka buruk pada komunikator maka akan terjadi miss communicant, salah sasaran komunikasi.

v  Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi


Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi , yaitu:
1. Dari segi sifatnya
2. Dari segi arahnya
3. Dari segi Lawannya
4. Dari segi Keresmiannya

1.   Dari segi sifatnya :

·         komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara (“Komunikasi Lisan”)   cth: ngobrol, presentasi
·         komunikasi melalui tulisan (“Komunukasi Tertulis”) 
Cth: sms, email
·         komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan (“Komunikasi Verbal”)
cth: ngobrol, curhat
·         komunikasi yang tidak dibicarakan secara tersirat (“Komunikasi Non Verbal”)
cth: orang yang grogi gemetar tubuhnya.

2.    Dari segi arahnya :

·         komunikasi dari bawahan ke atasan (“Komunikasi Ke atas”)
·         komunikasi dari atasan ke bawahan (“Komunikasi Ke bawah”)
·         komunikasi ke sesama manusia / setingkat (“Komunikasi Horizontal”)
·         pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik) (“Komunikasi Satu Arah”)
·         berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi (“Komunikasi Dua Arah”)

3.    Dari Segi Lawannya :

·         berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya.
Contoh:berbicara melalui telepon
·         berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.
Contoh: introgasi maling dengan kelompok hansip
·         berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.
Contoh: debat partai politik.

4.    Dari Segi Keresmiannya :

·         komunikasi yang berlangsung resmi (“komunikasi Formal”).
Contoh: rapat pemegang saham.
·         komunikasi yang tidak resmi (“komunikasi informnal”)
Contoh : berbicara antara teman.